年賀状の住所録、とても大事ですね。実は、以前、この住所録データが年末に使えなくなり大変でした。大急ぎで、一から作り直した経験があります。このときは、昔の数百枚の年賀状を見ながら、一つずつ、住所録データを入力したので、本当に大変でした。
このときの経験から、年賀状の住所録データを、いつでも、どこからでも最新状態が使え、自動バックアップの、同期型オンラインストレージ「Dropbox」に置くことにしました。
しかし、個人情報が満載の「住所録データ」を安全に保管するためには、オンラインストレージの不正アクセスを防ぐ対策や、データにパスワードを付加したり、データを暗号化したりすることが大事です。今回は、このオンライン・ストレージを使って、「住所録データ」を安全に管理する方法を紹介します。
(1) ”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスを活用する
「Dropbox」、「Googleドライブ」、「OneDrive」 ＊お勧めは、「Dropbox」
(2) 同期型オンライン・ストレージ「Dropbox（ドロップボックス）」を活用する
(3) オンライン・ストレージのパスワードの付け方
(4) 不正アクセス防止のため”2段階認証”を実施
(5) オンライン・ストレージ・サービスに、年賀状の住所録をパスワード付きで保管
(6) 重要なデータは暗号化して保管
なお、住所録データは個人情報なので、十分な安全対策が必要であり、以上のように方法は面倒ですが、この方法だと、インターネット上に住所録データがあり、パソコンがどんな状態になっても、また、パソコンを交換しても、いつでも、最新のデータが使えるので大変便利です。
話は変わりますが、私が愛用している年賀状ソフト「筆まめ」から提供されている、インターネットに保管する「クラウド住所録」も、なかなか便利です。
サービスの特長 | 筆まめクラウド住所録 | 筆まめネット
http://fudemame.net/products/service/address/about/
様々な端末から、どこでも住所録や顧客情報の作成・編集・管理・共有が可能。さらに、2014年11月より「筆まめ」との連携も開始されました。
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■ (1) ”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスとは
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インターネットのサービスの中に、「オンライン・ストレージ」というのがあります。ユーザ登録すると、インターネットのコンピュータ中に、自分専用のフォルダーが確保でき、そこにデータを保存できるというものです。パソコンやスマホのデータバックアップには最適のサービスです。
オンライン・ストレージの中でも、便利なのが、パソコンで作業しながら、自動的にインターネットにデータをバックアップしてくれる、”同期型”のオンライン・ストレージ・サービスです。
この”同期型”サービス、まずは、サービス専用のクライアントソフトをパソコンにインストールします。
そうすると、パソコンに特定フォルダーが作成され、そこにデータを入れておくと、自動的にインターネットにバックアップしてくれます。
このサービスの定番として、「Dropbox」、「Googleドライブ」、「OneDrive」がありますが、「Dropbox」が一番のお勧めですね。
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■ (2) 同期型オンライン・ストレージ「Dropbox（ドロップボックス）」とは
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https://www.dropbox.com/
機能はシンプルで使いやすく、オンライン・ストレージではトップの人気を誇るサービスです。無料で容量2GBが使用できるサービスです。機能はシンプルですが、使えば使うほど、良さが分かってくるサービスですね。
動作も機敏で、ファイルの棋歴管理もできます。私は数年、このサービスを使っていますが、このサービスのお陰で、どのパソコンからでも、WindowsのOSが異なっても、必要なデータを利用することが可能になりました。
Dropboxの使い方は、以下が分かりやすいです。
ファイル同期のDropbox入門と、便利テクニックまとめ | nanapi [ナナピ]
http://nanapi.jp/2516
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■ (3) オンライン・ストレージのパスワードの付け方
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また、インターネットではパスワードを盗む攻撃も盛んです、パスワードを安易に考えると、不正アクセスなど危険な目に会いますので、注意下さい。パスワードの基本は次です。
・英字の小文字・大文字、数字を（できれば記号も）混合させ、8桁以上のパスワードを使う。
・パスワードを定期的に変更する。
・複数サイトで同じパスワードを使い回ししない。
（注）「英字（大文字・小文字の区別無）」のパスワードの場合、”4桁で約3秒”、”6桁で約37分”という短時間に見破られるという報告もあります。
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■ (4) 不正アクセス防止のため”2段階認証”を実施
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2段階認証を有効にすると、ログインに際し、パスワードに加えてセキュリティコードの入力が必要になり、安全になります。なお、2段階認証を一度設定すれば、次からは入力が不要なので、面倒なのは最初だけです。
こういう私も、実は、最近まで、 ”2段階認証”面倒だな？ と考えていましたが、毎日活用しているGoogleとDropboxは、重い腰を上げて、ようやく2段階認証にしました。
次のブログに、GoogleとDropboxの”2段階認証”の方法をまとめましたので、参考にして下さい。
Googleの”2段階認証”について
http://lifesecurityup.blogspot.com/2014/09/500google2.html
Dropboxの”2段階認証”について
http://lifesecurityup.blogspot.com/2014/10/dropboxid.html
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■ (5) オンライン・ストレージ・サービスに、年賀状の住所録をパスワード付きで保管
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私が愛用している、年賀状ソフト「筆まめ」は、データをパスワード付きで保管できます。また、マイクロソフトのExcelで住所録データを作成している場合も、データにパスワードをつけることができます。
しかし、このようなパスワードは、別なソフトを使えば、見破られる可能性があるため、決して安全とはいえません。
但し、オンライン・ストレージ・サービス利用で、ログイン時のパスワードを見破られないようにして、さらに、”2段階認証”というセキュリティをつけておけば、まず不正アクセスの危険性は少なくなり、安全といえます。
ソフトに詳しい人であれば、次の”データの暗号化”をお勧めします。
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■ (6) 重要なデータは暗号化して保管
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私が一番気に入っているのが、 ”一般的に使われている「圧縮形式Zip」で暗号化”です。暗号化圧縮形式Zipは、一般的な圧縮形式であり、このデータ形式をサポートする様々なソフトがあります。
圧縮形式Zipは、圧縮するだけでなくパスワードを付けて内容を保護するという機能も用意されており、「パスワード文字列」を指定するだけで、簡単に暗号化／復号化（解凍）できます。
なお、圧縮形式Zipの暗号化は「AES-256」がお勧めです。ただし、解凍する側にもAES-256に対応したツールが必要になります。お勧めのソフトは、次の「7-Zip」です。
■ 暗号化圧縮形式Zip対応のフリーソフト「7-Zip」 （海外：日本語対応）
このソフトは、高圧縮率を実現し、ポータブルタイプの圧縮・解凍ソフトでは、代表的な人気のあるソフトです。専用の形式「7zフォーマット」に対応するほか、各種の圧縮・解凍形式をサポートしています。
強力な「256AES 暗号化機能」、自己解凍形式、ファイルの分割・結合、テストの実施、お気に入り機能などをサポートしています。
ダウンロード ： 圧縮・解凍ソフト 7-Zip
http://sevenzip.sourceforge.jp/
7-zipのダウンロードは、32ビット版と64ビット版が用意されているので、環境に合わせてダウンロードしましょう。ちなみに、「32ビットか64ビットか？」は、OSの違いで判断します。
スタートメニューの「プログラム」に「7-Zip File Manager」の項目が追加されますので、これを実行します。または、7zFM（7zFM.exe）をダブルクリックして起動します。
7-Zipは”2画面分割”で使うと操作が便利になります。
なお、USBでも使えるポータブルタイプの「7-Zip Portable」もあります。
7-Zip Portable | PortableApps.com
http://portableapps.com/apps/utilities/7-zip_portable
7-Zipで圧縮形式ZIPにパスワードを付ける方法は、下記を参考にして下さい。
ZIPにパスワードを付ける方法
http://sevenzip.sourceforge.jp/howto/zip-password.html
■超カンタン・超強力なファイル暗号化ツール 「ED」
EDのダウンロード : Vector
http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/util/se119287.html
ED(イーディー)は強力な暗号化アルゴリズムと、使い勝手が良いWindows用フリーウェアファイル暗号化ツールです。簡単な操作で、ファイルやフォルダーを自在に暗号化することができます。
なお、USBメモリまたはUSB接続ポータブルHDDに保存して活用することもできます。EDは、鍵長最大256ビット暗号アルゴリズムをベースにした、強力な暗号強度を保っています。
使い方は簡単で、暗号化する場合は、暗号化したいファイルやフォルダを選択後、それを「Ｅ」ボタン上にドロップし、パスワードを入力するだけです。
復号する場合は、ファイルやフォルダを選択した後、それを「Ｄ」ボタン上にドロップし、パスワードを入力します。
