MicrosoftのOfficeは、Office2010以降からPDF作成機能を搭載したので、Officeから直接PDFを作成でき、便利になりました（Office 2007には、PDF出力のためのアドインが無償で提供）。
なお、それ以外のソフトでは、PDFを作成するための専用ソフトが必要です。
一般的にはプリンタ・ドライバのような形で利用するPDF生成ツールがよく使われます。それらのツールをインストールすると、PDF作成用の仮想的なプリンタがシステムに追加されます。
プリンタ出力画面から、追加された仮想プリンター選んで、通常どおりに印刷操作を行えば、印刷結果が自動的にPDFファイルとして作成・保存されます。この方式は、（印刷機能を持つ）すべてのアプリケーションから利用できるのがメリットです。
PDF専用ソフトとして「Adobe Acrobat」がありますが、以下のフリーソフト「CubePDF」も安心して使えるソフトで、私は数年間、このソフトを愛用しています。
■仮想プリンターとして動作する国産の無償PDF作成ソフト「CubePDF」
CubePDF - 窓の杜ライブラリ
http://www.forest.impress.co.jp/library/software/cubepdf/
仮想プリンターとして動作するPDF作成ソフト。印刷機能を備えたソフトから仮想プリンターとして呼び出してPDFファイルを作成できます。フォントの埋め込みに対応しているのが特長で、特殊なフォントを使用している文書も意図した表示を保ってPDFファイル化できます。
また、PDFファイルにタイトルや作成者などの「文書プロパティ」や「パスワード」の設定を行う事ができ、それ以外にも「Web表示用の最適化」「カラー画像のグレースケール化」「印刷やコピーの禁止設定」など様々なオプションを設定する事ができます。
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■ PDFデータの特徴
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(1) どのパソコン、スマホでも見れる。
データを作成したソフトウェアがなくても、ほとんどのパソコンに搭載されている「Adobe Acrobat Reader」で見ることができます。また、このソフトは、スマホでも無料でインストールできます。
(2) データサイズを小さくできる。
PDFデータにすると、元のデータサイズの約1/5～1/10に小さくすることができます。
(3) データを保護することができる。
データ読み込み時のパスワードを設定したり、印刷・コピーを禁止したりすることができます。
(4) PDFデータは、どのソフトウェアからでも作成できる。
PDF作成ソフトウェアがパソコンに搭載されていれば、どのようなソフトウェアからでもPDFデータが作成できます。
(5) 複数のソフトウェアで作成したデータを一つのまとめる（PDFデータ）ことができる。
Excel、Word、パワーポイント等のソフトウェアで作成したデータをPDFデータすれば、それらを結合させ一つのPDFデータにして、連続してデータを見ることができます。
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■ PDFデータの活用方法例
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最近は、画像データを利用することで、ワープロ・表計算のデータの容量が大きくなっています。
もし、作成したデータサイズが大きく、メールでは送信できないときなどは、PDFデータにしてデータサイズを小さくして送信することができます。以下に、PDFデータの活用方法例を示します。
(1) Excel、Word、パワーポイント等で作成したデータのサイズが大きくメールで送れない時、PDFデータにして送付する。
(2) データの送信先の人がデータを作成したソフトウェアを持っていない場合にPDFデータにして送る。
(3) 会議等の資料で、複数ソフトウェアで作成したデータを一つにデータにして見たいときに、PDFデータにして結合する。
(4) データに細かいセキュリティをかけたいとき、PDFデータにして、読み込み時にパスワード入力をさせたり、印刷できなくする。
